MICE: crea relazioni senza interruzioni per mantenere la tua destinazione nella rosa dei candidati

Le aziende di tutto il mondo vogliono riunire i propri team per promuovere relazioni, creare connessioni e aumentare il cameratismo, soprattutto con così tanti lavoratori remoti. Gli organizzatori di riunioni, incentivi, convention ed eventi (MICE) sono sempre alla ricerca di nuove destinazioni per ospitare il loro prossimo viaggio o attività di gruppo.

I destination marketer possono instaurare relazioni con i pianificatori MICE per portare nuovi viaggiatori nella tua destinazione e aumentare l'impatto economico. Attirare i pianificatori MICE significa comunicazione e coerenza. Con gli strumenti e le tattiche giusti, puoi creare relazioni fluide che mantengano le loro destinazioni nella rosa dei candidati nel mercato MICE.

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Comprendi i punti critici comuni della pianificazione MICE

Gli organizzatori di riunioni ed eventi hanno una serie di punti deboli, la maggior parte dei quali ruota attorno alla soddisfazione di più parti interessate. Cercano sempre di offrire la migliore esperienza possibile rispettando il loro budget, il che significa che devono considerare fattori come i costi di abbandono delle camere, i costi per il check-in anticipato per gli hotel, le tariffe dei resort e i costi aggiuntivi per la prenotazione delle strutture, nonché per la prenotazione degli alloggi per gli ospiti.

Il modo migliore per superare questi punti deboli è comunicare durante l'intero processo, non solo durante la messa in sicurezza dell'evento. Attualmente, meno di 22% dei progettisti sono «molto o estremamente soddisfatti» della risposta che ottengono lavorando con diversi hotel o sedi. Comunicando in modo proattivo prima, durante e dopo l'evento, puoi mettere in evidenza gli aspetti che rendono la tua destinazione interessante e divertente, guadagnarti la loro fiducia e persino assicurarti prenotazioni ripetute.

Hanno anche scadenze specifiche. I tempi di consegna possono variare da tre mesi a due anni, quindi è importante essere chiari su ciò che è possibile ottenere. I pianificatori MICE spesso comunicano scadenze ed esigenze specifiche durante il processo di RFP, ad esempio spazi per riunioni, hotel di qualità e trasporti. Quindi assicurati di soddisfare i loro criteri al momento dell'invio.

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Riconosci cosa apprezzano i pianificatori MICE nel loro processo di pianificazione

I pianificatori MICE cercano di stupire i loro gruppi di viaggiatori, spesso numerosi, quindi desiderano un'esperienza senza interruzioni. I mezzi di trasporto, come i voli diretti verso la destinazione, il transito sicuro dall'aeroporto e la vicinanza dell'hotel all'aeroporto, sono sempre importanti. Garantisce un passaggio sicuro e organizzato per gli ospiti che percorrono lunghe distanze.

Dal momento che così tanti dipendenti sono ora nomadi digitali e possono lavorare ovunque vogliano, la pressione è alta per offrire ai partecipanti un'esperienza straordinaria che ricorderanno. Anche se l'evento è di lavoro, è comunque una vacanza. Per questo motivo, i pianificatori del MICE vogliono spazi attraenti che «stupiscano» i loro ospiti durante l'intera esperienza. Ma non finisce qui. I pacchetti per riunioni sono un fattore chiave nella valutazione di una destinazione. Dalle offerte di cibo e bevande all'intrattenimento, vogliono opzioni speciali e su misura, invece di opzioni pronte all'uso che potrebbero ricevere ovunque.

Crea una connessione con MICE Planners Online

Con Il pubblico personalizzato di Sojern, puoi utilizzare i nostri parametri per trovare online i pianificatori MICE durante il loro processo di pianificazione. Una volta che lo saprai chi stai cercando di raggiungere puoi iniziare a pensarci come vuoi raggiungerli. Rivolgendoti al giusto mix di pubblico con il tuo marketing digitale, avrai tutto ciò di cui hai bisogno per stabilire un contatto con un pianificatore utilizzando annunci e messaggi personalizzati.

In Sojern, possiamo collaborare con i destination marketer di tutto il mondo per andare oltre il targeting demografico e geografico e utilizzare segmenti di nicchia che tengono conto dei comportamenti e delle azioni. Questo ti aiuterà a trovare il tuo pubblico ideale in modo da poter implementare campagne multicanale efficaci con annunci creativi e contenuti che risuonino. Per saperne di più su come si presenta, dai un'occhiata al nostro post MICE: coinvolgi e ispira gli organizzatori di eventi a visitare la tua destinazione, per imparare ad adottare un approccio di conquista, contestualizzazione e conversione al tuo marketing digitale.

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Rafforza il tuo rapporto con i pianificatori MICE

Dopo aver creato una connessione con un organizzatore di eventi, è il momento di mostrare perché la tua destinazione è un ottimo posto da visitare. Quando un organizzatore di eventi condivide ciò di cui ha bisogno, fai domande chiarificatrici, ma non costringerlo a ripetersi. Questo è il momento perfetto per condividere ciò che ti rende diverso dalla concorrenza e come sfruttarlo al meglio. Potrebbe sembrare un'ampia varietà di esperienze turistiche tra cui musei, parchi di divertimento, attività all'aperto, ecc.

Usa le tue domande di follow-up per ottenere informazioni su aspetti che potrebbero non essere inclusi nella RFP ed evidenziare la tua attenzione ai dettagli. Potresti creare un questionario in anticipo con le informazioni chiave di cui hai bisogno per personalizzare le tue offerte o condividere un video aggiuntivo delle tue sale riunioni, lounge e spazi per eventi. Ciò consente loro di esaminare da vicino il processo nelle prime fasi per assicurarsi che sia la soluzione giusta.

Infine, se hai molta esperienza di lavoro con gli organizzatori di eventi, dillo! Una comprovata esperienza potrebbe essere esattamente ciò di cui hai bisogno per concludere l'affare.

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Fai le mosse giuste se ricevi un «no»

Anche se la tua destinazione non è stata scelta per un particolare evento, i pianificatori del MICE creano un elenco ristretto di destinazioni che intendono esplorare collaborando in futuro. La chiave è creare quella rosa di candidati utilizzando una comunicazione e un coordinamento coerenti per creare un'esperienza fluida. Forse la tua destinazione non è stata scelta per un grande evento fieristico, ma potrebbe essere il luogo perfetto per un evento aziendale di piccole dimensioni fuori sede. Assicurati di fornire all'organizzatore tutto ciò di cui ha bisogno per qualificare la tua destinazione futura.

Se vuoi stare al passo con le tendenze dei viaggi e utilizzare segmenti di pubblico personalizzati per connetterti con i pianificatori MICE, non cercare oltre. Per vedere come La piattaforma di marketing per i viaggi di Sojern può lavorare per la tua destinazione, contatta uno dei nostri esperti di marketing di viaggi oggi.