MICE : créez des relations harmonieuses pour que votre destination reste sur la liste des finalistes

Les entreprises du monde entier souhaitent réunir leurs équipes pour favoriser les relations, créer des liens et renforcer la camaraderie, en particulier avec un si grand nombre de travailleurs à distance. Les organisateurs de réunions, de incentives, de conventions et d'événements (MICE) sont toujours à la recherche de nouvelles destinations pour organiser leur prochain voyage d'équipe ou leur prochaine activité.

Les spécialistes du marketing des destinations peuvent établir des relations avec les planificateurs MICE pour attirer de nouveaux voyageurs vers votre destination et accroître l'impact économique. Attirer les planificateurs MICE est avant tout une question de communication et de cohérence. Avec les bons outils et les bonnes tactiques, vous pouvez créer des relations fluides qui permettent à leurs destinations de figurer sur la liste restreinte du marché MICE.

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Comprendre les problèmes courants liés à la planification MICE

Les organisateurs de réunions et d'événements rencontrent de nombreux problèmes, dont la plupart concernent la satisfaction de plusieurs parties prenantes. Ils essaient toujours de proposer la meilleure expérience possible dans les limites de leur budget, ce qui signifie qu'ils doivent prendre en compte des éléments tels que les frais d'abandon des chambres, les frais d'enregistrement anticipé pour les hôtels, les frais de villégiature et les coûts supplémentaires liés aux réservations de sites, ainsi qu'aux réservations d'hébergement pour les clients.

La meilleure façon de surmonter ces difficultés est de communiquer tout au long du processus, et pas seulement lors de la sécurisation de l'événement. À l'heure actuelle, moins de 22 % des planificateurs sont « très ou extrêmement satisfaits » de la réponse qu'ils obtiennent en travaillant avec différents hôtels ou sites. En communiquant de manière proactive avant, pendant et après l'événement, vous pouvez mettre en avant les éléments qui rendent votre destination intéressante et amusante, gagner leur confiance et même garantir des réservations répétées.

Ils ont également des délais spécifiques. Les délais peuvent aller de trois mois à deux ans. Il est donc important de définir clairement ce que vous pouvez accomplir. Les planificateurs MICE communiquent souvent des délais et des besoins spécifiques au cours du processus d'appel d'offres, tels que les espaces de réunion, les hôtels de qualité et les transports. Assurez-vous donc de répondre à leurs critères lorsque vous soumettez votre candidature.

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Reconnaître l'importance que les planificateurs MICE accordent à leur processus de planification

Les organisateurs MICE cherchent à impressionner leurs groupes de voyageurs, souvent nombreux, afin de leur offrir une expérience fluide. Les moyens de transport, tels que les vols directs vers votre destination, la sécurité du transit aéroportuaire et la proximité de l'hôtel par rapport à l'aéroport, sont toujours importants. Il garantit un passage sûr et organisé aux clients voyageant sur de longues distances.

Étant donné que tant d'employés sont maintenant nomades numériques et peuvent travailler d'où ils le souhaitent, la pression est forte pour offrir aux participants une expérience incroyable dont ils se souviendront. Même si l'événement est pour le travail, c'est quand même une escapade. C'est pourquoi les planificateurs MICE recherchent des espaces attrayants qui « impressionnent » leurs clients tout au long de l'expérience. Mais cela ne s'arrête pas là. Les forfaits de réunions sont un élément clé à prendre en compte lors de l'évaluation d'une destination. Qu'il s'agisse de plats et de boissons ou de divertissements, ils recherchent des options spéciales et personnalisées, par opposition à des options à l'emporte-pièce qu'ils pourraient recevoir n'importe où.

Créez une connexion avec les planificateurs MICE en ligne

Avec Les audiences personnalisées de Sojern, vous pouvez utiliser nos paramètres pour trouver des planificateurs MICE tout au long de leur processus de planification en ligne. Une fois que tu le sauras qui vous essayez d'atteindre, vous pouvez commencer à penser à comment vous souhaitez les atteindre. En ciblant la bonne combinaison d'audience avec votre marketing numérique, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour établir un lien avec un planificateur à l'aide de publicités et de messages personnalisés.

Chez Sojern, nous pouvons travailler avec les spécialistes du marketing de destination du monde entier pour aller au-delà du ciblage démographique et géographique et utiliser des segments de niche qui prennent en compte les comportements et les actions. Cela vous aidera à trouver votre public idéal afin de déployer des campagnes multicanales efficaces avec des publicités créatives et un contenu qui trouve un écho. Pour en savoir plus sur ce à quoi cela ressemble, consultez notre article MICE : incitez et inspirez les organisateurs d'événements à visiter votre destination, pour apprendre à adopter une approche de conquête, de contexte et de conversion de votre marketing numérique.

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Renforcez votre relation avec les planificateurs MICE

Une fois que vous avez établi un lien avec un organisateur d'événements, il est temps de montrer pourquoi votre destination est un endroit idéal à visiter. Lorsqu'un organisateur d'événements explique ce dont il a besoin, posez-lui des questions de clarification, mais ne le forcez pas à se répéter. C'est le moment idéal pour partager votre passion : ce qui vous différencie de vos concurrents et comment en tirer le meilleur parti. Cela pourrait ressembler à une grande variété d'expériences touristiques, notamment des musées, des parcs d'attractions, des activités de plein air, etc.

Utilisez vos questions de suivi pour avoir un aperçu des éléments qui pourraient ne pas être inclus dans l'appel d'offres et souligner votre souci du détail. Vous pouvez créer un questionnaire à l'avance contenant les informations clés dont vous avez besoin pour personnaliser vos offres ou partager une vidéo complémentaire de vos salles de réunion, salons et espaces événementiels. Cela leur donne un aperçu de l'intérieur dès le début du processus pour s'assurer qu'il est bien ajusté.

Enfin, si vous avez beaucoup d'expérience de travail avec des organisateurs d'événements, dites-le ! Une expérience éprouvée pourrait être exactement ce dont vous avez besoin pour conclure la transaction.

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Faites les bons choix si vous obtenez un « non »

Même si votre destination n'est pas choisie pour un événement en particulier, les organisateurs MICE créent une liste restreinte de destinations avec lesquelles ils souhaitent travailler à l'avenir. L'essentiel est de faire cette liste restreinte en utilisant une communication et une coordination cohérentes pour créer une expérience fluide. Peut-être que votre destination n'a pas été choisie pour un grand salon professionnel, mais elle pourrait être l'endroit idéal pour un événement hors site d'une petite entreprise. Assurez-vous de donner au planificateur toutes les informations dont il a besoin pour qualifier votre destination à l'avenir.

Si vous souhaitez garder une longueur d'avance sur les tendances en matière de voyages et utiliser des audiences personnalisées pour communiquer avec les planificateurs MICE, ne cherchez pas plus loin. Pour voir comment Plateforme de marketing touristique de Sojern peut travailler pour votre destination, contactez l'un de nos experts en marketing de voyages aujourd'hui.